地域コミュニティで活用する場合

地域の活動に時間を作ることは、共働き世帯が増える現代において難しくなってきています。そのような中、某地域コミュニティの会長はAreaChatの導入により業務を効率化し、円滑な運営を行っています。
今回はAreaChatの導入の決め手や実際に利用して感じたことを伺いました。

組織運営に関するお悩み

同じ組織のメンバーと連絡を取りたいけど、プライベートなアカウントは交換したくない

書類の印刷や配布、掲示などアナログな作業がメンバーの負担になっている

コミュニケーションツールはどれもコストがかかり気軽に活用できない

これらのお悩みをAreaChatが解決!

連絡先を知らない相手ともすぐにチャットでつながれる

書類を電子化することで共有・閲覧がどこでも可能に

無償で始められるから会費を削減できる

閉じられた世界で、個人情報を守りながら円滑な情報共有を実現

POINT 1 公私を分けて「必要な人と必要な連絡のみ」ができる仕組み

AreaChatでは管理者にメールアドレスを伝えるだけで、必要なグループに所属し、コミュニケーションをとることができます。
プライベートで利用しているチャットアプリのアカウントや連絡先を共有しなくて済むため、個人情報の開示を最小限にとどめることができます

POINT 2 アナログな作業を電子化し、本来の業務に集中する時間を作り出す

紙の資料には、作成、印刷、配布のように周知までに時間がかかる工程が多くありますが、AreaChatではチャットで連絡したり掲示板に投稿したりするだけで情報共有が完了します。
スマートフォンがあればどこでも確認でき、資料の保管場所にも困りません。
情報の共有から管理の流れをスムーズにすることで、業務に取り組む時間を増やすことができます

POINT 3 必要な機能を無償で利用できる

コミュニケーションツールには、有償で多機能なものも多く存在しますが、AreaChatは「チャット、掲示板、カレンダー、イベント」のみのシンプルな機能で、無償で利用することができます
「とりあえず試してみてから本格的に導入するかを考えたい」という方にもお気軽に導入していただけます。

誰もが気軽に・安心して使うことができるツールを探していた

コミュニティの活動内容について教えてください。

会長
会長

私たちの地域コミュニティでは、学校行事や地域イベントの運営・サポートと子どもたちの登下校の見守りや防犯のためのパトロールをメインに活動しています。他にも年間を通して様々な活動をしていますが、それらを円滑に実施していくために保護者はそれぞれ役職を担ってます。

例えば、会費の管理を行う会計係、学級・学年単位での行事を企画し開催する学級委員、PTA広報誌を制作する広報委員などです。

AreaChatはどんなきっかけで導入されましたか?

会長
会長

2点あります。

1点目は、活動が保護者の負担になっていたことです。資料一つを配布するにしても、印刷のために学校へ足を運び、クラスの人数ごとに枚数を数え、先生にコンタクトを取り手渡しするといったように、かなりの労力がかかっていました。このような状況下で、保護者が気持ちよく参加できる組織としてのあり方や活動内容について再考する必要があると感じていました。

2点目は、プライバシー保護の観点です。何かツールを導入するにしても、個人情報の取り扱いが厳しくなっていることを鑑みて、保護者のプライバシーを守るためにも閉域網でチャットや書類・写真のやり取りができた方が良いだろうと考えていました。

そのような想いからツールを探す中、目に留まったのがAreaChatでした。

地域コミュニティの組織体系とAreaChatはマッチする

導入にあたり不安だったことはありますか?

会長
会長

地域コミュニティはビジネスの場ではないのでシステムが苦手な人が大勢いらっしゃいますし、運用・管理のマニュアルがあるわけでもないので、ツールを導入することのメリットを感じてもらえるのかという点において不安を感じていました。

実際に導入するにあたり、何か工夫された点がありましたら教えてください。

会長
会長

AreaChatは無償で始められるので、機能や操作性を確認するために、初めは保護者数名でのやり取りに取り入れてみることにしました。アカウント登録からグループ所属、実際の運用を想定した操作まで、一通りの機能を確認したことで、メンバーが躓きそうなポイントを抑えることができたと思います。
また、ツールを導入することでかえって運用・管理する手間が増えてしまうのではないかという不安に対しては、事前準備を行うことで対処しました。保護者がアカウントを登録する前にクラスや係ごとのグループを作成しておき、保護者がログインしたら即時使用できるようにしておくことでスムーズに導入できました。

実際に導入してみて、保護者の反応はいかがでしたか?

会長
会長

初めて目にするツールでしたので、使いこなせるか不安視する声がありましたが、やはり公私を分けてアカウントを管理できること、メッセージのやり取りや資料の共有が一つのアプリで完結することは非常に評判が良かったです。

これまでの運用は、プライベートなチャットアカウントが不特定多数に共有されてしまうことが課題だったので、管理者にメールアドレスを共有するだけでメンバーとのやり取りができる仕組みは保護者の安心にも繋がりました。
また、アプリをインストールせずブラウザ上で資料を共有・閲覧することができるため、役職を持つ保護者からは「端末や環境に左右されずに利用できて便利」「資料の電子化で、業務の手間が削減された」といった感想もありました。

AreaChatの活用方法

グループはどのように分けていますか?

会長
会長

準備段階で本部役員、執行部、クラス役員、各係といった大枠となるグループ作成をしました。その後、必要に応じて運動会など行事ごとの期間限定グループや旗当番などの日常的に連絡を取り合うための少人数グループを作成して運用しています。

AreaChatはどんなやりとりで使うことが多いですか?

会長
会長

主にチャット機能を利用して連絡を取り合うことが多いです。設定次第では同じ組織内にいる相手であれば連絡先を交換していない人ともチャットを始めることができるので、緊急時に対応できたことがありました。
今後はイベント機能を利用してPTA会議や行事の出欠確認を取ったり、掲示板機能を利用して連絡事項を配信していきたいとも考えています。

AreaChatを導入したことで組織の運営・管理に何か変化を感じたことはありますか?

会長
会長

一番の変化は業務のスリム化です。これまで保護者間での資料共有といえば、メールに添付したりメッセージアプリで送信したりと人それぞれでした。さらに、学級通信などの学校からの配布物や私たちが作成する行事や会計に関する資料は、立場や役職ごとに閲覧権限が異なるため、相手の権限をいちいち確認してから共有していたので資料の管理が非常に煩雑でした。
AreaChatはメンバーをグループごとに管理できるので、資料の共有先の選択やチャットグループの作成がとても素早くそして簡単にできるので気に入っています。

最後になりましたが、これからAreaChatの導入を検討されている組織へメッセージをお願いします。

会長
会長

PTAのようなICTの導入が遅れている組織を改革したいと考えている管理者や、今まで他のツールを使ってきたけど操作が難しいと感じる人にとって、AreaChatは最適解になるのではないかと思います。特にプライバシーを気にされる方も在籍するローカルな場で導入しやすいシステムだと感じています。

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